Tự nâng cao hiệu quả công việc cho Designer

Nếu bạn thuộc tuýp người chưa-thực-sự-chăm-chỉ, 6 cách làm iZdesigner giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc đáng kể.

1. Dọn dẹp góc làm việc
Nhiều người chống chế việc dọn dẹp bàn làm việc của chính mình, đưa ra lí do mình đang sở hữu ‘bộ nhớ siêu phàm’ luôn ý thức vị trí của từng món đồ mình cần. Nhưng hãy thử nghĩ lại xem, bộ nhớ ấy có hoạt động tốt suốt 365 ngày hay không? Hoặc kể cả trong trường hợp bạn may mắn có được nó, hãy dùng nó để chứa đựng những thông tin khác quan trọng hơn. Hãy biến việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn bằng việc tập sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự và thông minh.

Để tiết kiệm thời gian kiếm tìm hãy đánh số thứ tự các loại tài liệu. Thêm thông tin về thời gian và sắp xếp theo thứ tự update. Bạn sẽ chẳng mong đợi trường hợp khách hàng phải ngồi đợi chỉ vì bạn lấy nhầm file tài liệu từ năm ngoái phải không?

2. Xác định cột mốc quan trọng của kế hoạch

Với những dự án phức tạp và dài hạn, bạn nên định hình những thao tác, cột mốc thời gian hay mục tiêu quan trọng nhất, chẳng hạn như thời điểm công bố bản phác thảo đầu tiên, thời điểm trình bày các bài thuyết trình, hay các thời điểm đặc biệt quan trọng như duyệt và kí kết hợp đồng. Khi đã vạch rõ được ‘những hòn đá lớn’ bạn sẽ cần lên kế hoạch sắp xếp ‘những hòn đá nhỏ hơn’ để đạt được mục tiêu của mình. Xác định những việc cần ưu tiên giúp bạn tưởng tượng rõ những bước cần phải làm và không bỏ sót các đầu việc cần hoàn thành.

3. Chia nhỏ mục tiêu

Chuẩn bị thật kĩ lưỡng trước khi gặp mặt khách hàng là điều vô cùng quan trọng. Trong buổi nói chuyện, hãy luôn đảm bảo việc bạn và khách hàng của bạn vẫn đang bàn luận đúng hướng và cùng một chủ đề. Bạn cũng nên thống nhất với khách hàng về chia ngắn thời hạn hoàn thành từng công đoạn nhỏ trong dự án lớn. Bí quyết ‘xử lí’ con voi lớn là chia nhỏ nó ra và giải quyết từng phần. Làm việc dưới áp lực luôn đòi hỏi bạn phải tỉnh táo như vậy.

4. Lưu công việc đang làm
Không ít lần bạn phải dở khóc dở cười khi tài liệu mình đã cất công soạn cả đêm đã bốc hơi chỉ sau một cú click ‘Do not save’ (Không lưu lại) trên màn hình, hay khi bạn đang mải miết làm thì đột nhiên máy tính bị treo hay mất điện. Trên thực tế, bạn hoàn toàn có thể làm chủ những trường hợp không mong đợi hay chit ít cũng hạn chế được hiệu quả khôn lường. Khi làm việc với máy tính, ngay khi bắt đầu bạn nên đặt tên file và lưu lại. Trong quá trình làm, hãy thường xuyên ấn Ctrl+S để lưu phần công việc bạn đã hoàn thiện.

Để tránh trường hợp rủi ro lớn nhất xảy ra, bạn có thể đầu tư ổ cứng bên ngoài để phòng trường hợp máy tính bị hỏng và dữ liệu không thể lấy lại được.

5. Học các phím tắt thông dụng

Sẽ không lạ khi bạn phải vật lộn với cả chuột và máy tính chỉ để thực hiện những thao tác đơn giản. Khi sử dụng bất cứ một phần mềm nào trên máy tính, bạn đều có thể bỏ túi những phím tắt thông dụng nhất. Bỏ đi những thao tác rườm rà không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc mà còn giúp bạn không bị phụ thuộc quá nhiều và chuột máy tính.

6. Sử dụng các công cụ quản lí
Một người bận rộn có rất nhiều đầu việc cần giải quyết trong một ngày ví dụ như vạch ra việc cần làm, cập nhật danh sách khách hàng, kiểm tra các hóa đơn, thư từ. May mắn thay, đi cùng với sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật, bạn cũng có thêm nhiều lựa chọn các công cụ quản lí công việc.

Phổ biến nhất có thể kể đến các công cụ Solo, Action Method và Basecamp. Các công cụ trên đều có những ưu nhược điểm riêng, nhưng nhìn chung chúng đều giúp người sử dụng quản lí và kiểm soát thông tin, công việc thuận tiện hơn so với cách quản lí truyền thống.