CMS là gì và bao gồm những bộ phận gì?

CMS là hệ thống quản lý nội dung (content management system) được sử dụng để quản lý nội dung trên website. 

Thông thường, CMS bao gồm 2 bộ phận đó là: ứng dụng quản lý nội dung (Content management application -CMA ) và ứng dụng phân phối nội dung (Content delivery application - CDA). CMA cho phép tác giả hoặc người quản lý nội dung, những người không biết về HTML, quản lý việc xây dựng, điều chỉnh và xóa bỏ nội dung khỏi website mà không cần nhờ đến webmaster. CDA sẽ sử dụng và biên dịch những thông tin đó để cập nhật lên website. Tính năng của hệ thống CMS rất đa dạng, trong đó chủ yếu là xuất bản trên nền tảng web, quản lý định dạng, kiểm soát hiệu chỉnh, lập chỉ mục và tìm kiếm.

Tính năng xuất bản trên nền tảng web cho phép người dùng sử dụng một hoặc một bộ các template đã được tổ chức lựa chọn, cũng như wizards và các công cụ khác để xây dựng hoặc chỉnh sửa nội dung website. Tính năng quản lý định dạng cho phép các dữ liệu bao gồm dữ liệu điện tử và dữ liệu giấy đã scan được lưu trữ dưới định dạng HTML hoặc PDF. Với tính năng kiểm soát hiệu chỉnh, nội dung sẽ được cập nhật lên phiên bản mới hơn hoặc phục hồi lại phiên bản trước đó; nó cũng sẽ theo dõi bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến các tập tin cá nhân. Ngoài ra, CMS còn cung cấp tính năng lập chỉ mục và tìm kiếm. Hệ thống sẽ index tất cả các dữ liệu có trong tổ chức, sau đó người dùng có thể tìm kiếm dữ liệu bằng cách sử dụng từ khoá. Hệ thống CMS sẽ tìm kiếm thông tin và cung cấp ngược trở lại cho người dùng.

Hệ thống CMS cũng có thể cung cấp các công cụ dùng trong phương thức tiếp thị one-to-one marketing (OTOM). OTOM là việc ứng dụng chuyển tải thông tin sản phẩm, dịch vụ, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng tới từng cá nhân khách hàng theo đúng nhu cầu của từng người. Ví dụ, nếu bạn truy cập vào một công cụ tìm kiếm và search cụm từ "máy ảnh kỹ thuật số", các banner quảng cáo sẽ hiển thị kết quả đến từ những doanh nghiệp chuyên bán máy ảnh kỹ thuật số.

Sau đây là 2 yếu tố mà tổ chức cần chú ý trước khi quyết định đầu tư vào bất kỳ hệ thống CMS nào. Trước tiên, đó là quy mô và mức độ phân bổ theo vị trí địa lý của tổ chức đặc biệt nếu hoạt động của tổ chức đó trải rộng trên nhiều quốc gia. Đối với những tổ chức như này, việc chuyển đổi sang CMS sẽ khó khăn hơn nhiều. Thứ hai, tổ chức cần xem xét mức độ đa dạng của các form dữ liệu điện tử được sử dụng trong tổ chức mình. Nếu tổ chức sử dụng dữ liệu văn bản, đồ họa, video, âm thanh, và sơ đồ để truyền đạt thông tin, thì việc quản lý nội dung cũng sẽ gặp khó khăn hơn.