Tuyệt chiêu quản lý thời gian hiệu quả cho Designer

Cho dù bạn là một Designer, một illustrator hay một người làm việc trong ngành thiết kế-sáng tạo, làm việc trong một studio, hay in-house hoặc freelance thì đều nên tham khảo những cách sau đây để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Và từ đó, thành công sẽ tìm đến bạn.

1. Biết hệ thống
Bạn cần phải có khả năng phân định thứ tự ưu tiên cho các việc cần làm. Bên cạnh đó bạn phải phân định rõ ràng thời gian cho phép mình hoàn thành mỗi việc. Hãy chắc chắn rằng bạn ghi chú tất cả công việc và thời lượng đó vào lịch làm việc, và hằng ngày trên bàn của bạn nên có to-do list (danh sách công việc cần làm) để bạn có thể gạch bỏ các hạng mục khi đã hoàn thành.

2. Trình bày lịch làm việc với khách hàng
Một trong những cách tốt nhất để quản lý thời gian (mà vẫn làm hài lòng khách hàng) là hãy thẳng thắn về những việc bạn đang làm, khi nào bạn sẽ có thời gian để bắt đầu công việc của họ, và bạn có thể dành bao nhiêu thời gian cho project đó. Hãy rõ ràng, thực tế và chân thật với khách hàng của bạn ngay khi bắt đầu một project.

3. Hãy bám sát thế mạnh của mình
Trong trường hợp bạn được trả với thù lao khiêm tốn và thời gian hạn hẹp, hãy bám sát thế mạnh trong thiết kế của mình. Hãy đơn giản hóa và tránh các bước mày mò, thử nghiệm phức tạp. Một trong những việc mất thời gian nhiều nhất là thử nghiệm một phong cách, một ý tưởng mới. Và đó phải là những project mà bạn được cho phép dư dả thù lao và thời gian.

4. Đừng để khách hàng làm mất thời gian của bạn
Khách hàng có thể rất “đòi hỏi”. Nhưng nếu bạn thấy rằng mình đang dành thời gian để trả lời những thắc mắc, yêu cầu vớ vẩn của khách hàng hơn là để làm việc thì bạn hãy cho họ biết (theo một cách lịch sự) rằng những email và điện thoại của họ đang trở nên “không hiệu quả”.

Bạn có thể cân nhắc thỏa thuận với khách hàng về việc việc trao đổi thông tin cho công việc vào những ngày nhất định.

5. Lập kế hoạch
Mỗi người chúng ta đều có mục tiêu khác nhau. Vì vậy, nếu bạn muốn tối đa hóa hiệu quả công việc của mình, hãy thử lập kế hoạch ngắn (ngày) và dài (tuần và tháng). Hoạch định mục tiêu và deadline cho những mục tiêu đó giúp bạn có thể tập trung hơn. Nhưng hãy nhớ rằng sẽ có những việc không theo như ý muốn của bạn, vì vậy bạn cần nên linh động một chút.

6. “Trộn” các công việc
Đa dạng hóa các công việc hàng ngày giúp bạn có thể “nhảy” qua lại giữa các project khi chán hoặc “bí” ý tưởng. Nếu bạn chỉ làm cùng công việc cả ngày và hàng ngày, bạn sẽ nhanh chóng mệt mỏi và hiệu suất công việc do đó cũng giảm. Càng nhiều style và càng nhiều công cụ bạn có thể làm trong ngày thì càng tốt. Nó sẽ giúp bạn phấn khởi và có hứng thú với những gì mình làm.

7. Quan tâm đến những lĩnh vực khác
Hãy dành một chút thời gian mỗi tháng để nắm bắt thông tin của những lĩnh vực ngoài chuyên ngành thiết kế của bạn như: thương mại, tài chính, mạng lưới quan hệ xã hội và tự quảng bá. Việc này sẽ không mang lại trực tiếp cho bạn đồng nào, nhưng nó lại vô cùng quan trọng để giúp bạn thành công mà bạn phải lưu ý đưa vào lịch làm việc của mình.

8. Tự động hóa việc thanh toán
Nếu bạn là một freelancer, điều đó có nghĩa là bạn sẽ mất nhiều thời gian để theo đuổi các đợt thanh toán của khách hàng. Nếu được, bạn hãy tự động hóa hệ thống thanh toán, xuất hóa đơn (Zoho Online Invoicing có thể là một gợi ý cho bạn). Hệ thống tự động này sẽ giúp bạn gửi email nhắc nhở khách hàng thanh toán trong đó kèm theo các link thanh toán tự động.

9. Đừng sống mãi trong thế giới công việc
Nếu là một freelancer, bạn hãy phân biệt rõ ràng đâu là công việc còn đâu là cuộc sống cá nhân. Hãy dành thời gian cho những hoạt động xã hội bên ngoài ngay cả khi lượng công việc của bạn quá nhiều.

Đưa vào lịch làm việc thời gian nghỉ giải lao, khi nào bắt đầu và khi nào kết thúc một ngày làm việc. Hãy cố gắng bám sát thời gian biểu bạn đã lập ra nhé!

Trọng Đại - iZdesigner.com